Fax mail ist ein modernes System für den Versand von Faxen, das Medienbrüche vermeidet. Das bedeutet, dass man per fax mail ganz einfach Faxe als E Mails verschicken kann. So ist es möglich, die Dokumente am PC in elektronischer Form zu erstellen und auch elektronisch zu versenden, ohne dass man sie zunächst ausdrucken muss. Das erspart viel Arbeit und Geld, da man nicht mehr so viel Papier benötigt wie früher. Auch die Archivierung der Faxe wird durch fax mail einfacher, da man sie ganz bequem und platzsparend digital aufbewahren kann. Mit fax mail wird das Versenden und natürlich auch das Empfangen von Faxen schneller und komfortabler und beides kann vom eigenen Arbeitsplatz aus erledigt werden. So spart man sich den lästigen Gang zum Faxgerät und kann somit auch insgesamt schneller arbeiten. Auch der Prozess des Verschickens an sich wird furch fax mail enorm beschleunigt. Hier dauert, was früher gute 6 Minuten lang war, lediglich ein paar Sekunden.
Ein weiterer Vorteil von fax mail ist, dass man hier mehrere Fax Empfangsnummern auf nur wenige ISDN Anschlüsse verteilen kann und somit die Kosten für die Telefonleitungen reduzieren kann. Man kann mit fax mail auch Seriendrucke machen und Rundsendungen verteilen. Der Empfang und Versand der Faxe läuft hierbei für gewöhnlich über den E Mail Server, so dass es im Grunde keinen Unterschied macht, ob man nun ein Fax oder eine Mail erhält. Viele Nutzer verwenden jedoch lieber noch fax mail, da man für Faxe eine Quittung erhält und sie außerdem gegen Mitlesen geschützt sind. Wenn man Dokumente per fax mail verschickt hat, dann wird dem Empfänger dies in seinem E Mail Postfach angezeigt und ein Journal vermerkt alle Fax Vorgänge, so dass sich diese leicht im Nachhinein überprüfen lassen. Bei der Erstellung des Faxes kann man eigene individuelle Deckblätter oder zentrale Konfigurationen verwenden.