Eine Email Archiv Appliance dient dazu, die Emails eines Betriebs oder eines Unternehmens zu verwalten und zu speichern. Sie ermöglicht es, auch große Datenmengen problemlos zu speichern, zusammenhängende Informationen miteinander zu verknüpfen – über die LDAP/ADS Benutzerverwaltung – und den Zugriff auf die gespeicherten Dateien zu vereinfachen und zu beschleunigen. Man kann zum Beispiel eine Appliance erwerben, die eine 80 GB Festplatte besitzt, 3 Domains und für 20 User den Zugriff auf die gespeicherten Daten erlaubt. Es gibt auch die Möglichkeit, eine unbegrenzte Zahl an Usern auf eine Appliance zugreifen zu lassen und zwischen 20 und 25 Domains zu haben. Je höher die erlaubte Anzahl an Usern und Domains, desto größer ist für gewöhnlich auch die Festplatte. Eine Appliance in der Form eines sogenannten Silence Minitowers kann zwischen 80 GB und 250 GB große Festplatten besitzen und stellt unbegrenzte externe Sicherungsarchive zur Verfügung. Außerdem hat eine Appliance immer ein gespiegeltes Netzlaufwerk – einen Verbund von mehreren physischen Festplatten – mit Wechselfunktion.
Eine größere Appliance mit mehr als 500 GB Speichervolumen ist für gewöhnlich in der Form eines HE 19‘‘ Racks erhältlich und besitzt ebenfalls ein gespiegeltes Netzlaufwerk. Ein 19‘‘ Rack ist ein etwa einen halben Meter breites Metallgehäuse, in welchem sich mehrere verbundene Festplatten befinden, auf denen die Emails gespeichert und verwaltet werden. Die Verwaltung der Emails auf einer Appliance erfolgt durch die LDAP/ADS Benutzerverwaltung, ein Verzeichnis samt Protokoll von Microsoft Windows Servern, das in der Lage ist, Informationen miteinander zu verknüpfen und eine Gruppenzusammengehörigkeit zu erkennen und anzuzeigen. Das erleichtert die Zuordnung und den gezielten Zugriff auf eine oder mehrere Emails ungemein und macht die Archive übersichtlicher. Eine solche Appliance kann durchaus über eine unbegrenzte Zahl an Domains verfügen und Festplattengrößen von bis zu 6 TB zur Verfügung stellen. Daher greifen besonders Großunternehmen mit einem hohen Mailaufkommen häufig auf diese Art Appliance zurück.