Um sich klarzumachen, welche Aufgaben der Job als Bürokauffrau mit sich bringt, kann man am besten auf ein Bild zurückgreifen. Der Chef oder der Geschäftsinhaber ist der Kopf im Büro, der Verwaltungstätigkeiten delegiert, die die Arme, Beine und der Torso ausführen, also diejenigen, die als Bürokauffrau arbeiten. Damit der Körper des Betriebs sauber, versorgt und in Sicherheit ist, ist die Person, die alle Aufgaben vorbereitet und verteilt, diejenige, die all die Beinarbeit erledigt, die der Kopf anfordert.

Eine Hauptaufgabe ist beispielsweise, alle Dokumente vorzubereiten. Die meisten Betriebe haben bestimmte Dokumente, die regelmäßig vorbereitet werden müssen, wie Rechnungen, Archivierung, Kopierarbeiten, Buchhaltung für Forderungen und Zahlungsverpflichtungen außerdem muss die Bürokauffrau den Überblick über Verträge und Zuschüsse zu behalten, wenn es sich um eine Forschungseinrichtung handelt, die von Zuschüssen finanziert wird. Es ist immens wichtig, Notizen über den Status von Zuschüssen zu machen, wie viel Geld wofür verwendet wurde, und wie viel noch verfügbar ist. Und entscheidend ist auch, wann neue Zuschüsse beantragt werden müssen, falls neue bewilligt werden können.

Die Aufgabe der Bürokauffrau ist manchmal nicht unähnlich der eines Event Managers oder Projektmanagers. Die Firma oder der Betriebsleiter muss bestimmte Werbeveranstaltungen oder Meetings mit Kunden oder Seminare mit einem Gastreferenten organisieren. Egal worum es sich handelt, müssen Details wie Unterkunft, Materialanforderung und Equipment oder Service vor der Veranstaltung geklärt werden. Eine gut organisierte Bürokauffrau hat immer Zugriff auf ihre Kontaktliste und kann das benötigte Budget oder Personal sowie Hotels, Veranstaltungsort, Essen und Getränke koordinieren. Ohne die Bemühungen einer guten Bürokauffrau müsste der Betriebsleiter kostbare Zeit darauf verwenden, sich um diese Art von Arbeit zu kümmern, was weniger Zeit für wichtige Recherche, Entscheidungsprozesse, Verkaufsleitungs- oder Geschäftsführeraufgaben ließe. Das kann das Wachstum und die Fortschritte eines Unternehmens wesentlich behindern.

Das klingt vielleicht alles sehr beeindruckend und ist es auch, doch nicht aus diesen Gründen. Jobs als Bürokauffrau sind relativ niedrig bezahlt und sehr arbeitsintensiv. Mit Ausnahme von einigen großen Firmen, in denen die Bürokauffrau für den Präsidenten einer großen gewinnbringenden Konzerns arbeitet, sind nur wenige dieser Stellen gut bezahlt. Ein Großteil der Stellen ist mit Frauen besetzt und ist symbolisch für die Barriere, die für Frauen so schwierig zu durchbrechen ist. In der Vergangenheit war es für Frauen sehr schwer, es zu den Führungspositionen zu schaffen, wo die Bezahlung gut ist und die Hauptaufgabe ist, Pflichten zu delegieren und die großen Entscheidungen im Hinblick auf die Zukunft des Unternehmens zu treffen. Der Kopf zu werden, anstatt der müden, überarbeiteten Arme und Beine des Körpers ist nicht einfach, wenn man einmal das Stigma der Person hat, die Kopierarbeiten erledigt und Anrufe entgegennimmt.