In den 80er Jahre boomten Copy Shops und sprossen an jeder Straßenenecke wie Pilze aus dem Boden. Der Copyshop war die Anlaufstelle für jeden: Hier wurde gedruckt, kopiert, gescannt, geschnitten und gebunden.
Selbst wenn man lediglich Kleinstauflagen benötige war der Weg in den Copyshop unerlässlich und häufig nicht nur mit extra Zeitaufwand, sondern auch mit hohen Kosten verbunden. Auch heute haben die Copyshops noch nicht völlig ausgedient und sind vor allem hilfreich, wenn es ums Schneiden und Binden geht - doch das hochauflösende Drucken von Fotos und Dokumenten, sowie das Scannen übernehmen heutzutage so genannte Multifunktionssysteme, die mit allen PCs kompatibel sind und für erhebliche Kosteneinsparungen sorgen.

Multifunktionssysteme sind in erster Linie Drucker, die mit zahlreichen Zusatzfunktionen ausgestattet sind. Sie sind in unterschiedlicher Qualität und verschiedenen Größen erhältlich. Die Installation und das Bedienen der Geräte ist denkbar einfach. Im Lieferumfang befindet sich eine Software CD, deren Installation mit wenigen Klicks erledigt ist.

Je nach Ausrichtung eines Unternehmens, sollte die Wahl des Multifunktionssystems im Hinblick auf Größe und Qualität erfolgen. Für eine Werbeagentur oder ein Architekturbüro ist ein sehr hochwertiges und robustes Gerät mit zahlreichen Funktionen erforderlich, das auch Sonderformate drucken kann. denn in diesen Bereichen müssen ständig Präsentationen vorbereitet werden und auf unterschiedlichsten Formaten und Papierstärken ausgedruckt werden. Im herkömmlichen Bürobetrieb erfüllen auch kleinere Systeme allemal sämtliche Vorrausetzungen, um den Büroalltag gut zu meistern.

Grundvoraussetzung, um die Multifunktions-Systeme optimal nutzen zu können ist jedoch, dass man sich mit der Software ein wenig befasst. Denn nur dann kann man die Möglichkeiten, die die Systeme bieten auch vollständig und effizient nutzen und nachhaltig Kosten einsparen. Das routinierte Arbeiten mit einem Bildbearbeitungsprogramm ist in jedem Fall erforderlich, um optimale Druckergebnisse zu erzielen.

Die modernen Systeme bieten eine Vielzahl an Möglichkeiten. Vor der Anschaffung sollte man umfassend recherchieren und sich beraten lassen, welches System optimal in das Unternehmen passt und welche Ausstattung es benötigt, damit die Mitarbeiter das System effizient nutzen können und es dem Unternehmen nützt.

Zahlreiche renommierte Hersteller verfügen über sehr informative Web-Auftritte, die bei der Kaufentscheidung helfen. Ebenso verfügen sie über versierte Vertriebsleute, die man zu Informationszwecken einladen kann. Ein weiterer Weg, der bei der Orientierung hilft, ist der Besuch einer Fachmesse.